3. Detaillierte Konfiguration: Automatisierter Versand von medudoc-Dokumenten (Für Administratoren)

Dieser Abschnitt beschreibt die technischen Schritte zur Einrichtung des automatisierten Workflows und richtet sich an Praxisadministratoren und IT-Personal.

3.1 Systemarchitektur und Voraussetzungen

Der erfolgreiche Betrieb basiert auf dem Zusammenspiel von drei Systemen, deren Rollen klar definiert sind.¹

• Die drei Säulen der Integration:
  • tomedo®: Das zentrale Praxisverwaltungssystem (PVS), das Patientendaten, Kalender und die Automatisierungslogik (Patientenformulare, Aktionsketten) verwaltet.
  • arzt-direkt: Stellt die Technologie für den Online-Terminkalender (OTK 2) und hostet die Web-Anwendung, in der die Patienten die Formulare ausfüllen.
  • medudoc: Liefert die rechtssicheren, videogestützten Aufklärungsinhalte, die über eine Schnittstelle in tomedo® integriert werden.
• Kritische Abgrenzung: Es ist entscheidend, zwischen dem leistungsstarken, nativen tomedo® Patientenformulare-Modul und den rudimentären Standardformularen von arzt-direkt zu unterscheiden. Der hier beschriebene, hochautomatisierte Workflow ist ausschließlich mit dem tomedo®-Modul realisierbar.
• Erforderliche Lizenzen: Für die Implementierung sind drei Komponenten notwendig: eine gültige tomedo®-Lizenz, ein aktiver arzt-direkt Account für den OTK 2 und eine Bestellung der gewünschten medudoc-Inhalte.

Die folgende Tabelle fasst die Verantwortlichkeiten der einzelnen Systeme zusammen und dient als Referenz für die Konfiguration und Fehlerbehebung.

Phase des Prozesses	tomedo®	arzt-direkt	medudoc
Terminbuchung / Formular-Erstellung	Dient als PVS; empfängt und speichert den Termin im Kalender. Stellt das Modul ‚Patientenformulare‘ zur Verfügung; hier wird das Formular konfiguriert und mit der Terminart verknüpft.	Stellt die Weboberfläche für den Online-Terminkalender (OTK 2) bereit.	Liefert den Inhalt (Video, Fragen, rechtlicher Text) für den Aufklärungsbogen.
Automatischer Versand	Löst den Versand über den Terminerinnerungsplan aus und generiert den personalisierten Link.
Formular-Interaktion / Datenrückfluss & Ablage	Empfängt das ausgefüllte Formular in der Inbox, ordnet es dem Patienten zu und legt es in der Akte ab.	Hostet die Web-App, in der der Patient das Formular ausfüllt und digital signiert. Übermittelt die ausgefüllten Daten an die tomedo®-Instanz.	Stellt die Logik und den Video-Player innerhalb der Web-App bereit.

3.2 Schritt-für-Schritt: Einrichtung der Basis-Integration

1. arzt-direkt Instanzkonto verbinden: Navigieren Sie zu Admin → arzt-direkt → Instanzkonten und fügen Sie über das Plus-Symbol ein neues Konto mit den von arzt-direkt erhaltenen Zugangsdaten hinzu. Aktivieren Sie die Checkbox „Aktiv“.
2. Online-Terminkalender (OTK 2) einrichten: Unter Admin → Kalender → Online-Terminkalender 2 erstellen Sie ein Kalender-Konto und verknüpfen es mit dem zuvor angelegten Instanzkonto. Die Freischaltung einzelner Terminarten für die Online-Buchung erfolgt unter Admin → Kalender → Terminsuche-Favoriten durch Setzen des Hakens in der Spalte „OTK2“.
3. medudoc-Schnittstelle aktivieren: Die technische Freischaltung der Schnittstelle erfolgt nach der Bestellung der medudoc-Inhalte durch den zollsoft-Support. Sobald dies geschehen ist, stehen die medudoc-Vorlagen im Patientenformulare-Modul zur Verfügung für die Vorabaufklärung und als CustomFormulare am iPad für die persönliche Aufklärung in der Praxis.

3.3 Schritt-für-Schritt: Erstellung und Zuweisung der Formulare

1. Kombiniertes Formularpaket erstellen: Navigieren Sie zu Formular → Patientenformulare. Erstellen Sie ein neues Formular (z. B. „Prä-OP Paket: Knie-TEP“). Fügen Sie die passende medudoc-Vorlage sowie Ihre praxiseigenen Anamnesebögen und organisatorische Fragen hinzu. Speichern Sie dieses Paket als Vorlage für die Wiederverwendung.
2. Daten-Mapping konfigurieren: Im Formular-Editor können Sie für jedes Feld festlegen, in welches Datenfeld der tomedo®-Patientenakte die Antwort des Patienten automatisch geschrieben werden soll (z. B. die Eingabe im Feld „Mobiltelefonnummer“ in das Feld Patient:Telefonnummer). Dies reduziert den manuellen Übertragungsaufwand erheblich.

3.4 Schritt-für-Schritt: Konfiguration der Versand-Automatisierung

1. Trigger definieren (Terminart): Stellen Sie sicher, dass eine spezifische Terminart für den Prozess existiert (z. B. „OP-Vorgespräch Anästhesie“) und für den OTK 2 freigegeben ist.
2. Formularpaket der Terminart zuweisen: In den Einstellungen der jeweiligen Terminart hinterlegen Sie das zuvor erstellte Patientenformular-Paket. Dadurch weiß tomedo®, welches Formular für diese Terminart relevant ist.
3. Terminerinnerungsplan einrichten: Erstellen Sie unter Admin → Terminerinnerungsverwaltung einen neuen Plan. Setzen Sie den Auslösezeitpunkt auf „0 Stunden nach Erstellung des Termins“, um den sofortigen Versand zu gewährleisten, und verknüpfen Sie den Plan mit der entsprechenden Terminart.
4. E-Mail-Vorlage erstellen: Erstellen Sie unter Admin → E-Mail-Vorlagen den Text für die Versand-E-Mail. Fügen Sie an der gewünschten Stelle exakt den Befehl $[formularLinks PatF-NameDesFormulars]$ ein. Ersetzen Sie PatF-NameDesFormulars durch den exakten Namen Ihres Formulars. Dieser Befehl generiert automatisch den personalisierten Link. Wichtiger Hinweis: Damit die Links korrekt generiert werden, muss unter Arbeitsplatz → Brief/Fax/Mail der E-Mail-Client auf tomedo® eingestellt sein, nicht auf Apple E-Mail.

3.5 Fehlerbehebung und Best Practices

• FAQ – Häufige Fehler:
  • Problem: Patient erhält keine E-Mail. Lösung: Spam-Ordner prüfen, E-Mail-Adresse verifizieren, Konfiguration des Terminerinnerungsplans (aktiv, 0 Stunden, korrekte Terminart) kontrollieren.¹
  • Problem: Link in E-Mail nicht klickbar. Lösung: E-Mail-Client in den Arbeitsplatz-Einstellungen auf tomedo® umstellen.
  • Problem: Falsches Formular wird versendet. Lösung: Zuweisung des Formularpakets in den Einstellungen der Terminart überprüfen.
• Best Practices:
  • Formularpakete als Vorlagen: Speichern Sie für jeden Eingriffstyp standardisierte Pakete als Administrator-Vorlage.
  • Klare Namenskonventionen: Verwenden Sie eine logische Nomenklatur für Terminarten, Formulare und Pläne, um die Verwaltung zu erleichtern.